Ein Open Space Büro funktioniert gut, wenn der Raum zu den Aufgaben und zur Zusammenarbeit im Unternehmen passt. Grundlage sind klare Zonen für Austausch und konzentrierte Arbeit. Auch Telefonate, Besprechungen und Pausen brauchen geeignete Bereiche.
Akustik und Beleuchtung gehören von Beginn an in den Grundriss. Das gilt ebenso für Ergonomie und Wege. Dieser Ratgeber zeigt die möglichen Vorteile eines offenen Büros. Sie erfahren auch, wo Grenzen liegen und wann eine professionelle Büroplanung sinnvoll ist.
Was unterscheidet ein Open Space Büro vom Großraumbüro?
Ein Open Space Büro ist eine offene Arbeitsumgebung mit mehreren Funktionen auf einer zusammenhängenden Bürofläche. Dazu gehören Arbeitsplätze und Teamzonen. Hinzu kommen Besprechungsbereiche, Ruhezonen und Orte für den informellen Austausch. Möbel oder Trennwände geben den Bereichen eine klare Struktur. Raum-in-Raum-Systeme schaffen bei Bedarf stärker abgeschirmte Zonen.
Das klassische Großraumbüro wird vor allem über seine Größe, z. B. ab 400 Quadratmetern, eingeordnet. Häufig prägen viele ähnliche Arbeitsplätze das Bild. Ein modernes Open Space Office kann kleiner sein und verschiedene Arbeitsbereiche verbinden. Der Begriff beschreibt daher eher ein Bürokonzept als eine feste Raumgröße.
Ein Multi Space Büro führt diesen Ansatz weiter. Es stellt mehrere, klar definierte Raumangebote für verschiedene Aufgaben bereit. Mitarbeitende können je nach Tätigkeit einen passenden Arbeitsplatz wählen. Ein solcher Open Workspace kann feste oder flexible Arbeitsplätze enthalten. Entscheidend bleibt die Frage, welche Tätigkeiten der Raum im Alltag unterstützen soll.
Welche Vorteile bietet ein Open Space Büro und wo liegen die Grenzen?
Ein Open-Space-Büro kann Wege verkürzen und spontane Absprachen erleichtern. Teammitglieder können sich schnell abstimmen und Informationen direkt austauschen. Das unterstützt vor allem Aufgaben mit häufigem Austausch. Projektarbeit und kreative Prozesse können von gut erreichbaren Meetingzonen profitieren.
Auch die Flexibilität zählt zu den möglichen Vorteilen. Mobile Möbel und modulare Trennwände erleichtern eine spätere Anpassung. Unternehmen können Arbeitsbereiche neu ordnen, wenn Teams wachsen oder Projekte wechseln. Hybride Arbeitsmodelle eröffnen weitere Möglichkeiten für eine effiziente Raumnutzung.
Die offene Umgebung bringt zugleich klare Grenzen mit sich. Gespräche und Telefonate erhöhen den Geräuschpegel. Bewegung im Sichtfeld kann die Konzentration stören. Vertrauliche Gespräche brauchen geschützte Räume. Auch Aufgaben mit langer Einzelarbeit stellen andere Anforderungen als intensive Teamarbeit.
Ein Open-Space-Konzept eignet sich besonders für Unternehmen mit wechselnden Arbeitsformen (Gerlitz & Hülsbeck, 2024). Es braucht zugleich ausreichend Rückzugsmöglichkeiten. Teams profitieren von klaren Regeln für Telefonate und spontane Besprechungen. So entsteht eine Arbeitsatmosphäre, die Kommunikation und konzentriertes Arbeiten gezielt unterstützt.
Den Grundriss nach Arbeitsabläufen planen
Die Planung beginnt mit den Aufgaben im Unternehmen. Wie häufig arbeiten Mitarbeitende allein? Welche Teams stimmen sich regelmäßig ab? Wie viele Telefonate finden statt und welche Gespräche sind vertraulich? Auch Teamgrößen und Anwesenheitstage beeinflussen den Bürogrundriss.
Aus diesen Informationen entsteht eine räumliche Ordnung. Arbeitsplätze für konzentrierte Einzelarbeit liegen möglichst abseits stark genutzter Wege. Projektflächen und Meetingzonen bleiben für die beteiligten Teams gut erreichbar. Telefonboxen können kurze Gespräche aufnehmen. Geschlossene Räume eignen sich für längere Besprechungen und vertrauliche Inhalte. Coffee Points oder Druckerbereiche lassen sich so platzieren, dass ihre Nutzung andere Arbeitsplätze wenig belastet.
Der Grundriss muss außerdem Bewegungsflächen und Verkehrswege berücksichtigen. Fluchtwege, Barrierefreiheit und Tageslicht gehören ebenfalls zur Planung. Hinzu kommen Stromanschlüsse, Datentechnik und die Ausstattung für hybride Meetings. Eine früh abgestimmte technische Ausstattung verhindert spätere Einschränkungen bei der Möblierung.
Für hybride Arbeitsmodelle zählt die erwartete Spitzenauslastung. Ein durchschnittlicher Anwesenheitswert reicht für die Flächenplanung oft nicht aus. Reserven für stark besuchte Tage und künftige Veränderungen erhöhen die Flexibilität. Flexible Möbel helfen anschließend dabei, die geplanten Zonen an neue Anforderungen anzupassen.
Open Space Büro richtig einrichten: Akustik, Rückzug und Ergonomie zusammendenken
Die Akustik entscheidet wesentlich über die Nutzbarkeit eines offenen Büros. Ein gutes Konzept setzt an mehreren Stellen an. Es reduziert Schall an der Quelle und begrenzt seine Ausbreitung. Zugleich schützt es Arbeitsplätze mit einem hohen Bedarf an Konzentration.
Schallabsorbierende Materialien an Decken oder Wänden verringern den Nachhall. Akustisch wirksame Screens können benachbarte Schreibtische abschirmen. Schränke und Trennwände gliedern große Räume zusätzlich. Ausreichender Abstand senkt die direkte Störung durch Gespräche. Eine ruhige Zone braucht außerdem Abstand zu Eingängen, Laufwegen und kommunikativen Bereichen.
Telefonboxen eignen sich für kurze Gespräche oder Videotermine. Geschlossene Meetingräume bieten Platz für längere Besprechungen. Akustisch geschützte Einzelarbeitsplätze unterstützen Tätigkeiten mit hohem Konzentrationsbedarf. Die Zahl und Größe dieser Rückzugsmöglichkeiten richtet sich nach Telefonaufkommen und Teamstruktur.
Auch die Möblierung beeinflusst den Arbeitsalltag. Höhenverstellbare Schreibtische fördern den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen. Ergonomische Bürostühle sollten sich einfach auf verschiedene Personen einstellen lassen. Das ist bei Desksharing besonders wichtig. Persönlicher oder abschließbarer Stauraum erleichtert die Nutzung flexibler Arbeitsplätze.
Eine ausgewogene Beleuchtung verbindet Tageslicht mit passendem Kunstlicht. Blendung und Spiegelungen auf Bildschirmen sollten bereits bei der Anordnung der Tische berücksichtigt werden. Farben und Materialien können einzelne Zonen zusätzlich kennzeichnen. Pflanzen unterstützen die visuelle Gliederung. Büro-Akustikpaneele und gezielt eingesetzte Akustik-Trennwände sorgen für eine wirksame Schallabsorption.
Modulare Systeme erhalten die Flexibilität des Open-Space-Office. Die modulare Raumgliederung im Büro kann Arbeitsplätze oder Meetingbereiche strukturieren. Verschiebbare und austauschbare Elemente lassen sich später an neue Aufgaben anpassen. Die Einrichtung folgt damit dem geplanten Nutzungskonzept.
Wann ist professionelle Planung für ein Open Space Büro sinnvoll?
Professionelle Unterstützung bringt den größten Nutzen zu einem frühen Zeitpunkt. Das gilt besonders vor einer Anmietung oder einem Umbau. Auch die Möbelbestellung sollte auf einem abgestimmten Flächenkonzept basieren. Spätere Änderungen an Technik oder Akustik verursachen häufig zusätzlichen Aufwand.
Eine professionelle Büroplanung ist sinnvoll, wenn mehrere Teams unterschiedliche Anforderungen haben. Gleiches gilt bei hybriden Arbeitsmodellen und schwankender Anwesenheit. Komplexe Flächen brauchen eine abgestimmte Lösung für Wege, Rückzug und Kommunikation. Planer verbinden diese Anforderungen mit Ergonomie und technischer Ausstattung. Sie berücksichtigen dabei auch die relevanten Vorgaben für Arbeitsstätten.
Unsere Experten beginnen die Planung mit einem strukturierten Erstgespräch und einer Bedarfsanalyse. Dabei klären wir Ziele und Arbeitsabläufe. Auch Aufgabenprofile und vorhandene Arbeitsmittel fließen ein. Auf dieser Grundlage entstehen Grundrisse und Zonierungsvorschläge. Möblierungs-, Farb- und Materialkonzepte ergänzen die Planung. 3D-Visualisierungen machen die spätere Einrichtung anschaulich. Nach der Freigabe können Lieferung und Montage bis zur Inbetriebnahme begleitet werden.
Ein fachlicher Blick von außen ist besonders hilfreich, wenn intern mehrere Interessen zusammenkommen. Geschäftsführung und Teams betrachten eine Bürofläche oft aus verschiedenen Perspektiven. Eine nachvollziehbare Raumplanung für ein Büro übersetzt diese Anforderungen in konkrete Varianten. So lassen sich Entscheidungen vor dem Ausbau vergleichen und begründen.
Prüfen Sie gemeinsam mit uns, welches Bürokonzept zu Ihrer Fläche und Ihren Arbeitsweisen passt.
FAQ: Häufige Fragen zum Open-Space-Konzept
Wie viel Fläche benötigt ein Open Space Büro pro Arbeitsplatz?
Eine pauschale Zahl gibt es für Open-Space-Büros nicht. Die VBG nennt für Großraumbüros ab 400 Quadratmetern einen Richtwert von 12 bis 15 Quadratmetern je Arbeitsplatz. Der konkrete Bedarf umfasst zusätzlich passende Bewegungsflächen, Verkehrswege und Funktionszonen.
Ist Desksharing eine Voraussetzung für ein Open Space Büro?
Nein. Ein Open Space kann feste Arbeitsplätze oder Desksharing nutzen. Auch eine Kombination eignet sich, wenn Anwesenheit und Stauraum entsprechend organisiert sind.
Kann ein bestehendes Büro in ein Open Space Office umgebaut werden?
Viele bestehende Büroflächen lassen sich zu einem Open Space Office umbauen. Die Machbarkeit hängt vom Grundriss und der Gebäudetechnik ab. Auch Tageslicht, Akustik und Fluchtwege müssen geprüft werden.
Welche Erfahrungen machen Unternehmen mit Open Space Büros?
Die Erfahrungen fallen je nach Tätigkeit und Planung unterschiedlich aus. Gute Rückzugsmöglichkeiten und klare Nutzungsregeln können die Akzeptanz und Nutzbarkeit des Bürokonzepts verbessern.
Literatur
Gerlitz, A., Hülsbeck, M. The productivity tax of new office concepts: a comparative review of open-plan offices, activity-based working, and single-office concepts. Manag Rev Q 74, 745–775 (2024). https://doi.org/10.1007/s11301-022-00316-2